엑셀을 사용하다보면, 편집하는 문서의 용량이 비정상적으로 커지는 일이 일어날 수 있습니다. 이러한 현상은 원인이 여러 가지라서 해결 방법들도 여러 가지입니다. 방법은 대부분 간단합니다.
그 원인 자체를 삭제해버리는 방법과 그냥 문서의 용량을 낮추는 방법이 있는데, 그 두 유형의 방법들을 알아볼 겁니다. 분명히 이 현상을 해결하는데에 효과가 있을 겁니다.
본론으로 들어가서, 오늘은 엑셀의 문서에서 비정상적으로 용량이 늘어났을 때, 이를 해결하는 여러 가지 방법들에 대해 알아보도록 합시다.
이렇게 비정상적으로 용량이 늘어났을 때에는 그 원인이 되는 작업을 했을 겁니다. 대부분 이런건 버그를 일으키는 행동을 한건데, 그 버그로 인해서 문서의 내용이 비정상적으로 늘어나면 이렇게 용량도 비정상적으로 늘어날 수 있습니다.
그 원인이 되는 작업이 어떤건지 알고 있고, 그게 한지 얼마 안된 작업이고, 현재 연 엑셀 창에서 그 작업을 했었다면 키보드의 'Ctrl'키 + 'Z'키로 되돌릴 수 있을 겁니다. 이는 되돌리기 단축키입니다.
이 단축키를 누르면 이전에 한 작업들을 되돌릴 수 있습니다. 단, 그 작업을 한지 얼마 안 되어야 하고, 그 작업 이후에 한 편집 작업이 하나라도 있으면 이를 되돌리지 못할 겁니다. 잘못 되돌려도 'Ctrl'키 + 'Y'키로 되돌린 것을 다시 실행시킬 수 있습니다.
이제 본론으로 들어가서, 이 비정상적으로 늘어난 용량을 해결하는 방법에 대해 알아보도록 합시다. 먼저 용량을 늘리는 요소들을 제거해보도록 합시다. 이렇게 하면 용량이 많이 줄어들 겁니다.
키보드의 'Ctrl'키 + 'G'키를 눌러주세요. 'Ctrl'키를 누른 상태에서 중복해서 'G'키를 누르면 됩니다. 그러면 위의 사진과 같은 '이동' 창이 나올 겁니다.
여기서 바로 우리가 원하는 값으로 이동할 것은 아닙니다. 특정 값을 찾아서 이동할건데, 그러기 위해서 이 창 하단의 '옵션(S)...' 버튼을 클릭해주세요. 이동 옵션 버튼입니다.
클릭하면 위의 사진과 같은 '이동 옵션' 창으로 이동이 될 겁니다. 여기서 '종류' 아래에 여러 가지 선택 옵션들이 나오는데, 그 중 '개체(B)'를 클릭해서 선택해주세요.
그렇게 선택을 한 다음, 창 하단의 '확인' 버튼을 클릭해서 '개체'를 찾으면 되겠습니다. 엑셀에서의 개체는 수식, 텍스트보다 용량을 많이 차지합니다.
직접 넣은 그림(사진), 선, 도형, 도표, 그래프 등이 개체에 해당됩니다. 당연히 이런 것들이 엑셀 문서에서 용량을 많이 차지하게 될 겁니다. 이것들을 찾아낼 겁니다.
아무튼 그렇게 '확인' 버튼을 클릭하면 현재 보고 있는 문서에서 개체들이 탐색될 겁니다. 위에서 서술했듯이, 그림, 도표, 도형 등이 이에 해당됩니다.
탐색된 개체들로 이동이 될텐데, 그렇게 나오는 객체들 중 쓸모가 없거나 있는지도 몰랐던 그런 객체들을 삭제하면 되겠습니다. 엑셀에서 개체는 큰 용량을 차지하기 때문에 객체를 삭제하면 엑셀 문서의 용량이 많이 낮아질 겁니다.
그래도 아무리 객체 삭제가 용량 줄이기에 효과가 좋다고 한들, 필요한 것들까지 삭제하지는 맙시다. 필요없는 것들만 삭제를 하면 되겠습니다. 필자는 문서 내에 객체가 없어서 위의 사진처럼 없다고 나왔습니다.
또는 문서 편집 중에 상단에 있는 '파일' 탭을 클릭해주세요. 그러면 엑셀 홈으로 이동이 될 겁니다. 여기서 좌측에 있는 여러 탭 중 '인쇄' 탭을 클릭하도록 합시다.
그러면 위의 사진처럼 창 우측에 인쇄 미리보기가 될 겁니다. 이렇게 미리보기가 된 인쇄 페이지에서 잘못된 부분이 없는지 확인을 해보도록 합시다. 하단의 버튼을 통해서 페이지도 넘길 수 있습니다.
여기서 의도치 않은 내용이 있거나 입력하지 않은 내용, 필요없는 내용 등이 있는 경우, 다시 문서 편집창으로 가서 그것들을 삭제하면 될 겁니다.
종종 버그로 인해서 페이지 및 내용이 비정상적으로 늘어나는 경우도 있는데, 그럴 때에는 문서 편집으로 그 원인을 삭제하면 됩니다.
그냥 이렇게 인쇄 미리보기로 필요하지 않은 내용이 있으면 그 부분을 삭제하면 되는데, 버그로 인해서 입력하지도 않은 내용의 페이지가 여러 장 있다면, 그걸 삭제하면 되는데, 그게 힘들죠.
보통 다른 문서의 내용을 복사해서 붙여넣거나 끌어다 놓을 때 이런 현상이 일어납니다. 그렇다면 그렇게 입력한 내용을 삭제하면 될 겁니다. 그러면 대부분 그게 해결이 되죠.
만약 잘못 삭제를 했다고 해도 키보드의 'Ctrl'키 + 'Z'키로 되돌리기를 하면 되겠습니다. 'Ctrl'키를 누른 상태에서 'Z'키를 누르면 됩니다. 하지만 이는 작업 최대 하나만 되돌릴 수 있을 겁니다.
위에서의 방법으로 용량을 비정상적으로 늘리는 원인을 알아보고 제거해보았습니다. 이제 여러 가지 방법들로 이 엑셀 문서 파일 자체의 용량을 줄여보도록 합시다.
다시 그 문서를 열고 엑셀 홈으로 이동을 해주세요. 문서 편집 창에서 좌측 상단의 '파일' 탭을 클릭하면 됩니다. 그리고 이동된 창에서 좌측의 '다른 이름으로 저장하기' 탭을 클릭해주세요.
그러면 위의 사진처럼 나올 겁니다. 여기서 '기타 위치' 항목의 '찾아보기' 버튼을 클릭해주세요. 우리는 현재 연 문서를 다른 파일 형식으로 저장할 겁니다.
클릭하면 위의 사진과 같은 '다른 이름으로 저장하기' 창이 나올 겁니다. 이렇게 나온 창에서 이 문서를 다른 이름으로 저장할 폴더로 이동해주세요.
그리고 이 창의 하단을 보면 '파일 형식(T):' 옆에 박스가 하나 있을 겁니다. 그걸 클릭해서 위의 사진처럼 'Excel 바이너리 통합 문서 (*.xlsb)'로 설정을 해주세요.
그런 다음, 창 하단의 '저장(S)' 버튼을 클릭해서 이 문서를 이런 파일 형식으로 저장하면 됩니다. 이렇게 저장한 문서는 '바이너리 통합 문서'로 저장을 한 것이라서 기본적으로 용량이 적을 겁니다. 이렇게 해서 용량을 많이 줄인 파일을 따로 생성해서 이용할 수 있죠.
다른 방법도 알아봅시다. 이 역시 파일의 용량을 줄이는 방법입니다. 문서 내용에서 용량을 많이 차지하는 것을 삭제하는 방법입니다. 과정 자체는 매우 간단합니다.
일단 그 문서를 열고, 키보드의 'Ctrl'키 + 'A'키를 눌러주세요. 그러면 현재 보고 있는 문서의 전체가 선택될 겁니다. 여기서 우클릭을 해주세요.
그러면 위의 사진처럼 여러 가지 탭들이 나올 겁니다. 그 중 '복사(C)' 탭을 클릭해주세요. 전체를 복사하는 겁니다.
아직 이 붙여넣기 작업을 하기 전에, 현재 하는 작업에 대해 안내를 하자면, 이는 수식들을 전부 값으로 바꿔버리는 겁니다. 수식으로 입력한 값을 클릭해도, 그건 수식이 아니게 되는 겁니다.
더이상 이 문서에서 입력했던 수식을 이용할 필요가 없다면 이 작업을 하면 되겠습니다. 그리고 그 입력한 수식으로 출력된 값이 더이상 바뀔 일이 없어야 할 겁니다.
이러한 상태에서 다시 이 선택한 부분에 우클릭을 하고, '선택하여 붙여넣기(S)...' 탭을 클릭해주세요. 이건 옵션을 선택해서 방금 복사했었던 내용을 붙여넣는 겁니다.
그러면 위의 사진과 같은 창이 나올 겁니다. '선택하여 붙여넣기'라는 창인데, 여기서 붙여넣을 옵션을 선택하면 되겠습니다. '붙여넣기' 항목 아래의 것들 중 하나를 선택할 겁니다.
그 옵션들 중 '값(V)'를 클릭해서 선택하면 되겠습니다. 이름 그대로 복사했었던 것을 값으로 붙여넣는 것입니다. 수식들이 전부 값으로 바뀌게 되겠죠.
이외에 선택할 것은 없고, 그냥 하단의 '확인' 버튼을 클릭하면 되겠습니다. 이걸 클릭해서 복사했던 것을 붙여넣도록 합시다.
위에서 서술한 것들대로 작업을 하고, 수식으로 입력했던 값의 셀을 클릭해보면, 위의 사진처럼 상단 수식입력란이 그냥 값으로 나오는 것을 확인할 수가 있습니다. 수식이 값으로 바뀐 겁니다.
이렇게 하면 연산 등을 하면서 용량을 좀 차지하던 수식들이 값으로 바뀌어서 없어지면서, 이 문서의 용량이 좀 줄어들게 됩니다. 수식이 많을수록 용량이 많이 줄어들 겁니다. 이외에도 위에서 서술한 방법들로 이렇게 문서의 용량을 줄일 수 있을 겁니다.
이상 간단히 엑셀 문서에서 비정상적으로 늘어나게 된 용량을 줄여서 해결하는 방법에 대해 알아보았습니다. 봐주셔서 감사합니다.